PsyFig
Adres: Kapucijnenvoer 124 | E‑mail: vincent@psyfig.com
Verwerkingsverantwoordelijke: Vincent Figee, handelend onder de naam PsyFig. In deze verklaring wordt hiernaar verwezen als ‘ik’ en ‘mijn’.
1. Inleiding
Ik hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, met wie ik gegevens deel, welke rechten u heeft en hoe ik zorg voor de beveiliging van uw gegevens.
Voor informatie over cookies en vergelijkbare technieken op de website, zie het afzonderlijke Cookiebeleid.
2. Welke persoonsgegevens verwerk ik en voor welke doeleinden
2.1 Gegevens in het kader van coaching en psychosociale begeleiding
Bij het aangaan van een begeleidingsrelatie verwerk ik gegevens zoals: naam, contactgegevens, geboortedatum, begeleidingsvraag en situatieomschrijving, relevante voorgeschiedenis, verslaglegging tijdens sessies en voortgangsgegevens.
Tijdens intake of begeleiding kan informatie worden verwerkt over uw mentale welzijn, klachten, functioneren of persoonlijke omstandigheden. Voor zover deze informatie gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevat, verwerk ik deze alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de begeleiding en op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.
2.2 Contact-, afspraak- en betalingsgegevens
Wanneer u via het contactformulier op mijn website informatie achterlaat, verwerk ik gegevens zoals: naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht. Deze gegevens worden gebruikt om contact met u op te nemen en uw vraag te beantwoorden.
Wanneer u een afspraak plant, verwerk ik gegevens die nodig zijn voor het plannen en bevestigen van de afspraak, zoals uw naam, e-mailadres, gekozen sessietype, datum en tijdstip van de afspraak. Wanneer u een betaalde sessie boekt, worden ook gegevens verwerkt die nodig zijn voor betaling en facturatie.
2.3 Cookies en gebruiksgegevens
Wanneer u hiervoor toestemming geeft via de cookie-instellingen, gebruik ik Google Analytics om informatie te verzamelen over het gebruik van de website, zoals bezochte pagina’s en algemene gebruiksstatistieken. Google Site Kit wordt gebruikt om Google Analytics binnen WordPress te beheren. Deze informatie gebruik ik om de website en de vindbaarheid van PsyFig te verbeteren.
Ik gebruik Google Analytics niet voor advertentie- of remarketingdoeleinden. Meer informatie over de gebruikte cookies, bewaartermijnen en uw cookievoorkeuren vindt u in het Cookiebeleid.
2.4 Rechtsgrond en doel
Ik verwerk persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:
- uitvoering van de begeleidingsovereenkomst;
- voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- gerechtvaardigd belang, indien uw belangen of grondrechten niet zwaarder wegen;
- uw toestemming of uitdrukkelijke toestemming wanneer dit vereist is.
Het doel van de verwerking is onder andere: coaching en psychosociale begeleiding, trajectplanning en verslaglegging, communicatie, afspraakplanning, online sessies, facturatie en boekhouding, functioneel websitebeheer en analyse van websitegebruik.
Wanneer ik mij beroep op een gerechtvaardigd belang, betreft dit bijvoorbeeld het veilig en goed functioneren van de website en de bedrijfsvoering van PsyFig, voor zover uw belangen of grondrechten niet zwaarder wegen.
3. Bewaartermijnen
Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
Contactgegevens en berichten via het contactformulier bewaar ik zolang als nodig is om uw vraag te beantwoorden of, wanneer er een traject ontstaat, zolang als nodig is voor de begeleiding.
Gegevens in het kader van coaching en psychosociale begeleiding bewaar ik zolang dit noodzakelijk is voor begeleiding, administratie, eventuele opvolging en wettelijke verplichtingen.
Facturatie- en boekhoudgegevens worden bewaard volgens de wettelijke fiscale bewaartermijnen.
Gegevens over websitegebruik via Google Analytics worden bewaard volgens de bewaartermijn die binnen Google Analytics is ingesteld.
4. Delen van gegevens met derden
Ik verkoop uw persoonsgegevens niet aan derden.
Voor het uitvoeren van mijn diensten maak ik gebruik van externe dienstverleners. Deze partijen ontvangen of verwerken persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor hun dienstverlening. Het gaat onder andere om:
- Calendly voor het plannen van afspraken;
- Stripe voor betalingen;
- Google Workspace, waaronder Gmail, Google Calendar en Google Meet, voor communicatie, agenda en online sessies;
- Google Forms voor intakeformulieren;
- Google Analytics voor websiteanalyse;
- Hostinger voor het hosten, beveiligen en technisch beheren van de website.
Daarnaast kan ik gegevens delen wanneer:
- dit noodzakelijk is in het kader van uw begeleiding, bijvoorbeeld bij een doorverwijzing, en u hiervoor toestemming heeft gegeven;
- ik wettelijk verplicht ben om gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijke procedure.
Sommige dienstverleners die PsyFig gebruikt, waaronder Google, Calendly en Stripe, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, onder andere in de Verenigde Staten. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, worden daarvoor de toepasselijke waarborgen onder de AVG gebruikt, waar van toepassing bijvoorbeeld het EU-U.S. Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
In alle gevallen neem ik redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat externe partijen zorgvuldig en veilig met persoonsgegevens omgaan.
5. Cookies en vergelijkbare technieken
Mijn website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Voor informatie over welke cookies worden gebruikt, hun doeleinden en bewaartermijnen en over het geven, wijzigen of intrekken van uw toestemming, zie het Cookiebeleid. U kunt uw voorkeuren op ieder moment wijzigen via ‘Cookie-instellingen’ onderaan de website.
6. Beveiliging van gegevens
Ik neem technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens tegen verlies, beschadiging of onbevoegde toegang te beschermen. Denk aan toegangsbescherming, encryptie waar van toepassing, back‑ups en regelmatige software‑updates. Ondanks deze maatregelen blijft geen enkele beveiliging 100% gegarandeerd.
7. Uw rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op informatie: u kunt vragen welke gegevens ik verwerk en waarom.
Recht op inzage: u kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die ik van u heb.
Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
Recht op bezwaar en beperking van verwerking: indien de verwerking plaatsvindt op basis van mijn gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken.
Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”): indien verwerkingen plaatsvinden op basis van toestemming en de gegevens niet meer nodig zijn of de verwerking onrechtmatig is.
Recht op dataportabiliteit: indien verwerking plaatsvindt op basis van toestemming of overeenkomst en automatisch plaatsvindt, kunt u de gegevens in gestructureerd formaat ontvangen.
Recht om toestemming in te trekken: indien verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming, kunt u deze intrekken; dit raakt de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet.
Recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België.
Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen via Vincent@PsyFig.com. Ik kan vragen om uw identiteit te bevestigen alvorens gevolg te geven aan verzoeken.
8. Wijzigingen in dit beleid
Ik behoud mij het recht voor deze verklaring aan te passen. De actuele versie is steeds beschikbaar via mijn website.
Laatste update: 31-08-2026
Versie: 1.3
9. Contactgegevens
Voor vragen over dit beleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Vincent Figee
Kapucijnenvoer 124, Leuven
vincent@psyfig.com
Ondernemingsnummer: 1034.778.380